یکی از پایه ترین فعالیت ها در یک مجموعه نگهداری و تعمیرات سیستم گردش کار میباشد . منظور از گردش کار مشخص و منظم ایجاد سیستمی میباشد که کلیه فعالیت های انجام یافته ، در حال انجام و یا در حال برنامه ریز ی یک تجهیز و یا یک کارگاه در قالب فرمت های با داده های مشخص ثبت شده و کلیه ارجاعات و یا مسیرهای صدور ، تائید، انجام و تائید پایان کار مشخص باشد. ( در این مرحله صرفا منظور از سیستم ، نرم افزار نمیباشد) .

همراه با این گردش کار، اطلاعاتی نیز گردش مینماید که مهمترین بخش را در چرخه تجزیه و تحلیل تشکیل میدهد

اطلاعات در حوزه نگهداري و تعميرات میتواند همره با درخواست کارهای زیر ایجاد و گردش نماید:

a.      درخواست كارهاي عادي

b.      درخواست كارهاي اضطراري

c.       درخواست كارهاي پيشگيرانه (PM,CM )

d.      درخواست كارهاي مربوط به تغييرات و پروژه ها

همچنین اطلاعاتی که در زمان های توقفات بوجود می آید نیز بخش مهمی از  داده های نگهداری و تعمیرات میباشد که باید به روش مناسب مستند سازی گردیده و مراحل تجزیه و تحلیل خود را تکمیل نماید.